En este artículo, presentaremos una visión completa sobre el cuestionario de activación de tu robot, una herramienta poderosa que permitirá la comunicación eficiente y personalizada con los viajeros que interactúan con tu establecimiento. El cuestionario de activación es un paso esencial para configurar a tu asistente virtual de manera apropiada, asegurando que esté listo para satisfacer las necesidades de los huéspedes y representar la personalidad de tu hotel de manera amigable y acogedora.

Tópicos tratados

¿Qué es el cuestionario de activación del robot?

Mejores prácticas

Estructura del cuestionario

Tipos de respuestas

¿Qué es el cuestionario de activación del robot?

El cuestionario de activación del chatbot es un paso fundamental en la configuración del asistente virtual de tu hotel. Es un formulario en el que puedes registrar respuestas e información importante, tanto en forma de texto como de imágenes, para las preguntas más frecuentes que los viajeros suelen hacer a tu establecimiento. En esencia, el cuestionario es la base de conocimiento que el chatbot utilizará para comunicarse con tu audiencia de manera rápida, precisa y relevante.

A través de este cuestionario, puedes entrenar al chatbot para responder a una amplia variedad de preguntas comunes, como información sobre reservas, políticas del hotel, horarios de entrada y salida, servicios disponibles, atracciones turísticas cercanas y mucho más. Cuanto más completo y bien preparado esté tu cuestionario de activación, mejor será la experiencia de los huéspedes al interactuar con el chatbot.

Mejores prácticas

Para obtener el máximo rendimiento de tu robot y garantizar una interacción amigable y eficiente con los huéspedes, aquí te presentamos algunas buenas prácticas para configurar el cuestionario de activación:

• Personalización y lenguaje amigable: Recuerda que el chatbot será el primer punto de contacto de los viajeros con tu hotel. Por lo tanto, es crucial que el asistente virtual represente la personalidad del establecimiento y utilice un lenguaje amigable, informativo y acogedor. Asegúrate de que las respuestas en el cuestionario reflejen la identidad de tu hotel;
• Respuestas claras y concisas: Evita respuestas largas y complicadas. Mantén la información clara, objetiva y fácil de entender. Esto proporcionará una experiencia de usuario más satisfactoria y evitará posibles confusiones;
• Actualizaciones regulares: A medida que surgen nuevas preguntas comunes o cambian las políticas del hotel, es importante actualizar regularmente el cuestionario de activación para asegurarse de que la información proporcionada sea siempre precisa y actualizada. Para añadir respuestas sobre temas que tu asistente virtual aún no domina (que aún no figuran en tu cuestionario), echa un vistazo a nuestra herramienta de Enseñar al Robot;
• Pruebas y retroalimentación: Antes de poner en funcionamiento al chatbot, realiza pruebas exhaustivas para asegurarte de que las respuestas estén funcionando como se espera. Pide comentarios de colaboradores o clientes para realizar mejoras adicionales si es necesario.

Estructura del cuestionario

• Configuraciones iniciales: Aquí registrarás el mensaje de bienvenida de tu chatbot. Es importante recordar adecuar tu lenguaje a la identidad de tu establecimiento, así como mantener la cortesía y la hospitalidad, para que tus viajeros tengan la mejor experiencia desde el primer contacto;
• Reservas: Esta opción abarca preguntas sobre reservas, políticas de cancelación y normas internas. Recuerda que aquí siempre debes intentar estimular las reservas directas, expresando los descuentos y beneficios que el viajero obtendrá al reservar directamente a través del chat;

• Sobre el hotel: Registra aquí la información relacionada con la estructura de tu establecimiento. Asegúrate de resaltar las cualidades y ventajas que puedes ofrecer, ¿vale? Registrar fotos en las opciones de la galería es esencial para cautivar aún más a los viajeros indecisos;
• Ubicación: Aquí el objetivo es ayudar al viajero a conocer la ubicación y los alrededores de tu ciudad. Se solicitarán respuestas sobre la dirección, cómo llegar al hotel, servicios de transporte y aplicaciones de transporte;
• Pre-llegada: Con el objetivo de mejorar la experiencia del huésped, aquí presentarás información que necesita saber antes de llegar al hotel. Por ejemplo, qué traer en la maleta, la temperatura de la ciudad y adelantos o cambios en el check-in;
• Respuestas específicas: Estas respuestas están dirigidas a preguntas más puntuales que suelen hacer los viajeros, pero que no encajan en las otras categorías del cuestionario. Dado que la demanda de estas preguntas es alta, esmera en las respuestas, evitando responder de manera brusca o seca y abordando cualquier dificultad que pueda tener el viajero;
• Correo electrónico para preguntas generales: Registra la dirección de correo electrónico de contacto de tu centro de atención al cliente en caso de que el viajero aún tenga preguntas o desee hablar con un representante.

Tipos de respuesta

• Texto: En esta opción es posible registrar solo textos, con un límite de 500 caracteres.
   

• Carrusel: En las respuestas de carrusel, tendrás 2 espacios para completar:

  • Texto: El primer cuadro de texto es responsable de lo que el chatbot dirá antes de presentar la galería de fotos. Es decir, es la "introducción" de lo que se informará a continuación. Límite: 500 caracteres;

  • Elemento del carrusel: aquí podrás registrar una foto, un título, un subtítulo (opcional), una descripción sobre lo que se presenta y un botón para enlaces externos. Recuerda siempre resaltar las cualidades de tu hotel/servicio, manteniendo la objetividad del contexto de los mensajes instantáneos. Mira cómo registrar las imágenes aquí.

     

• Correo electrónico: En las respuestas relacionadas con el envío de correos electrónicos (formularios de cotización, preguntas, confirmaciones de reserva, etc.), tendrás 2 opciones:
  
  • Texto: Aquí debes escribir el mensaje de confirmación de envío de correo electrónico, que es el que verá el viajero después de hacer clic en "Enviar" dentro del chatbot;
  • Dirección de correo electrónico: este es el campo en el que debes completar con el correo electrónico que deberá recibir las solicitudes de los viajeros.

Paso a paso para completar el cuestionario:

1. Accede a tu Panel Administrativo;

2. En el menú de la izquierda, haz clic en Cuestionario;

3. Si tienes acceso a más de una empresa, selecciona la que deseas completar con la información;

4. Elige el tema que deseas responder para llenar por categorías, o haz clic en Ver cuestionario completo para ver todas las preguntas en la misma página;

5. Registra tu respuesta y haz clic en el campo Marcar como revisado para validarla;

6. No olvides hacer clic en Guardar para registrar la información en nuestro sistema.

Recuerda que el cuidado y la atención que dediques al proceso de activación y mantenimiento del chatbot son fundamentales para el éxito de esta herramienta. Un robot bien configurado puede mejorar significativamente la experiencia de los viajeros y proporcionar un servicio más eficiente y personalizado.

En resumen, el cuestionario de activación es el fundamento de tu asistente virtual para la hotelería, y su preparación cuidadosa garantizará que esté listo para proporcionar información valiosa y soluciones eficientes a los viajeros que interactúan con tu establecimiento. Estamos aquí para ayudarte en cada paso de este proceso, y nuestro equipo de soporte está disponible para responder a cualquier pregunta o brindar asistencia adicional para que puedas aprovechar al máximo nuestra solución.

Esperamos que esta guía te haya sido útil para comprender cómo funciona el cuestionario de activación. Si tienes alguna pregunta o necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto.