Formularios personalizados en Sophia IA

La pantalla de Formularios permite crear, editar y gestionar formularios que pueden ser utilizados por Sophia IA durante la atención a los viajeros. Estos formularios ayudan a recopilar información importante de forma estructurada y contextual, garantizando respuestas más precisas y flujos de atención más eficientes.

Con la nueva actualización, además de editar formularios existentes, ahora también es posible crear nuevos formularios personalizados según las necesidades de tu negocio.

Atención: quién puede crear nuevos formularios

La funcionalidad de creación de nuevos formularios está disponible exclusivamente para cuentas que ya tienen Sophia IA publicada.

✅ Usuarios con Sophia publicada:

• Pueden crear, editar y visualizar formularios.

👀 Usuarios sin Sophia publicada:

• Solo pueden visualizar y editar formularios ya existentes.
• No tendrán acceso a la creación de nuevos formularios personalizados.

Esta regla garantiza que los formularios creados se utilicen efectivamente en flujos activos de la IA.

Estructura de la pantalla del formulario

Al crear o editar un formulario, encontrarás los siguientes campos:

Asunto

Define el tema principal del formulario.
Este campo ayuda a organizar e identificar el formulario dentro de la plataforma.

Ejemplos:

• Solicitud de evento corporativo
• Solicitud de factura

Palabras clave

Son términos que se utilizan internamente para identificar el formulario dentro de la arquitectura de información de la propiedad.

Consejo: utiliza palabras que el viajero realmente diría durante la atención.

Ejemplos:

• reserva, hotel, tarifa diaria, hospedaje
• evento, boda, convención, salón de eventos

Correo electrónico de destino

Define a qué direcciones de correo electrónico se enviarán las respuestas del formulario.
Puedes informar más de una dirección, separadas por comas.

Ejemplo:

• reservas@hotel.com, eventos@hotel.com

Mensaje de introducción al formulario

Es el mensaje que el viajero verá antes de comenzar a responder el formulario.
Utiliza este espacio para explicar de forma clara y amigable por qué se necesita esta información.

Ejemplo:

• Para enviarte una cotización personalizada, necesito solo algunos datos rápidos 😊

⭐ Descripción del formulario (campo más importante)

Este es el campo más importante de todo el formulario.

La Descripción del formulario se utiliza internamente por Sophia IA para entender cuándo, cómo y en qué contexto debe activarse el formulario durante la conversación.

🔒 Importante:

• Esta información no es visible para el viajero.
• Se utiliza exclusivamente para guiar el comportamiento de la IA.

Cómo completar correctamente la descripción

Al escribir la descripción, debes:

• Explicar cuándo debe usarse el formulario
• Indicar en qué situaciones no debe usarse
• Ayudar a Sophia a diferenciar contextos similares

Cuanto más clara y detallada sea la descripción, más precisa será la actuación de la IA.

Ejemplos de descripción  

Ejemplo 1 — Solicitud de factura

Utilizar este formulario cuando el viajero o huésped solicite la emisión, reenvío o corrección de una factura relacionada con una estadía, consumo en el hotel o servicios adicionales.
Debe utilizarse después de confirmar los datos de la reserva o de la estadía, como el nombre del titular, el período de hospedaje o el número de la reserva, cuando esta información esté disponible en la conversación.
No utilizar este formulario para cotizaciones, nuevas reservas, dudas sobre valores antes de la estadía o solicitudes relacionadas con eventos y grupos.

Ejemplo 2 — Solicitud de eventos

Este formulario debe utilizarse cuando el viajero muestre interés en realizar eventos como bodas, convenciones, reuniones corporativas o fiestas en el hotel.
No debe utilizarse para reservas de hospedaje individual ni para cotizaciones de tarifas diarias.

Ejemplo 3 — Grupos y excursiones

Utilizar este formulario cuando el viajero solicite una cotización para grupos, excursiones o múltiples habitaciones.
No utilizarlo para reservas individuales ni para preguntas institucionales sobre el hotel.

📌 Consejo importante:
Evita descripciones genéricas como “formulario de cotización”. Cuanto más contexto proporciones, mejor entenderá Sophia el momento adecuado para usar el formulario.

Campos personalizados

En la sección Campos personalizados, defines qué preguntas deberá responder el viajero.

Para cada campo, es posible:

• Definir la pregunta
• Elegir el tipo de respuesta (texto, número, etc.)
• Marcar si el campo es obligatorio

Ejemplos de preguntas:

• ¿Cuál es la fecha de check-in?
• ¿Cuántas personas se hospedarán?
• ¿Cuántas habitaciones son necesarias?
• ¿Cuál es la fecha del evento?

Puedes agregar tantos campos como sea necesario para atender tu flujo.

Mensaje mostrado después del envío del formulario

Por último, puedes configurar el mensaje que Sophia mostrará después de que el viajero envíe el formulario.

Este es un buen momento para:

• Confirmar la recepción
• Informar los próximos pasos
• Reforzar el plazo de respuesta

Ejemplo:

• ¡Perfecto! Hemos recibido tu información 😊
• En breve nuestro equipo se pondrá en contacto con tu cotización.

Buenas prácticas finales

• Revisa siempre la descripción del formulario antes de guardar
• Usa ejemplos reales del día a día de la hotelería
• Crea formularios específicos para cada tipo de solicitud
• Evita usar un solo formulario para contextos muy diferentes