Etiquetas y el Kanban – Cómo Funcionan

Visión General

Las etiquetas (también llamadas tags) son marcadores que categorizan las atenciones. En el Kanban, tienen un papel central: cada etapa del tablero se configura con etiquetas, y el sistema usa esas etiquetas para decidir automáticamente en qué columna debe aparecer cada atención.

Comprender cómo funcionan las etiquetas es esencial para usar el Kanban de manera eficiente.

¿Qué Son las Etiquetas?

Una etiqueta es un marcador de color que se ve en las atenciones. Indica una característica o situación de esa atención, como "En negociación", "Esperando pago" o "Solicitó agente humano".

Hay dos tipos de etiquetas:

Etiquetas Automáticas del Sistema

Estas etiquetas son añadidas automáticamente por el sistema cuando ocurren ciertos eventos. No puedes añadirlas ni quitarlas manualmente.

Importante: Como estas etiquetas son controladas por el sistema, una etapa del Kanban configurada únicamente con etiquetas automáticas no acepta movimiento manual. Una atención solo puede entrar en esa etapa si el sistema genera el evento correspondiente.

Etiquetas Personalizadas

Estas etiquetas son creadas por tu equipo y pueden añadirse o quitarse manualmente. Son las etiquetas utilizadas para controlar las etapas de tu Kanban personalizado.

Ejemplos: "En negociación", "Esperando pago", "Propuesta enviada", "Cliente VIP".

Puedes configurar tus etiquetas personalizadas en la configuración de tu cuenta.

Cómo Funcionan las Etiquetas con el Kanban

Cada Etapa Tiene Etiquetas Configuradas

Al crear o editar un Kanban, defines qué etiquetas hacen que una atención pertenezca a cada etapa. Esto se hace en la configuración de cada columna.

Ejemplo:

• Etapa "En negociación" → configurada con la etiqueta negociacion
• Etapa "Cerrado" → configurada con la etiqueta cerrado

Condición O vs. Y

Para cada etapa, eliges cómo se relacionan las etiquetas entre sí:

Ejemplo con O: Etapa "Interesado" con etiquetas interes O quiero-comprar → la atención entra en la etapa si tiene cualquiera de esas dos etiquetas.

Ejemplo con Y: Etapa "Aprobado" con etiquetas pago-confirmado Y contrato-firmado → la atención solo entra en esta etapa si tiene ambas etiquetas al mismo tiempo.

Prioridad entre Etapas

Si una atención tiene etiquetas que corresponden a más de una etapa, va a la última etapa configurada que corresponda (la más avanzada en el tablero). Esto garantiza que la atención siempre aparezca en la etapa más relevante.

Movimiento Automático

Cuando se añade una etiqueta a una atención (ya sea por el sistema o manualmente), el Kanban verifica automáticamente si la atención debe cambiar de etapa.

Cómo Funciona

1. La atención recibe una nueva etiqueta
2. El sistema verifica todas las etapas del Kanban, de la última a la primera
3. ¿Encontró una etapa cuyas etiquetas coinciden? La atención se mueve automáticamente allí
4. ¿Ninguna etapa coincide? La atención permanece en la primera columna (Atenciones Iniciadas)

Ejemplo Práctico

Tu Kanban tiene las etapas: Iniciadas → En Negociación → Cerrado

• El bot añade automáticamente la etiqueta cotizacion a la atención
• La etapa "En Negociación" está configurada con la etiqueta cotizacion
• La atención se mueve automáticamente a "En Negociación" ✓

Movimiento Manual – Avanzar Etapas

Puedes mover una atención hacia adelante arrastrando la tarjeta hasta la columna deseada.

Qué Ocurre al Arrastrar hacia Adelante

1. El sistema verifica si la etapa de destino tiene etiquetas configuradas
2. Si la etapa tiene solo etiquetas automáticas → movimiento bloqueado (verás un aviso)
3. Si la etapa tiene etiquetas personalizadas → se abre un panel pidiendo confirmación de las etiquetas
4. Confirmas → las etiquetas se añaden automáticamente a la atención
5. La atención se mueve a la nueva etapa

Las etapas con solo etiquetas automáticas no aceptan movimiento manual. El sistema mostrará un aviso informando que el movimiento no está permitido.

Mover a la Columna Inicial (Atenciones Iniciadas)

Si mueves una atención de vuelta a la primera columna, el sistema elimina todas las etiquetas de etapas del Kanban, dejando la atención "limpia" de clasificaciones de etapa.

Movimiento Manual – Retroceder Etapas

Es posible mover una atención a una etapa anterior. Esta funcionalidad está disponible de forma predeterminada para todos los usuarios.

Flujo al Retroceder

El sistema analiza la situación y presenta uno de los escenarios siguientes:

Escenario 1: La Etapa Anterior Ya Está Satisfecha

La atención ya tiene las etiquetas necesarias para la etapa de destino.

• Se muestra un panel de confirmación con qué etiquetas serán eliminadas (de la etapa actual y las intermedias)
• Confirmas → etiquetas eliminadas → atención movida ✓

Escenario 2: La Etapa Anterior Necesita Etiquetas

La atención no tiene las etiquetas de la etapa de destino.

• Se muestra un panel de 2 pasos:
  1. Paso 1: Muestra qué etiquetas serán eliminadas (de la etapa actual)
  2. Paso 2: Permite seleccionar qué etiquetas de la etapa de destino deben añadirse
• Confirmas → etiquetas eliminadas y añadidas → atención movida ✓

Escenario 3: La Etapa Actual Tiene Etiquetas Automáticas (Aviso Informativo)

Si la etapa donde se encuentra la atención — o alguna etapa intermedia — tiene etiquetas automáticas que la atención posee, el sistema muestra un panel informativo antes de continuar.

Este panel muestra:

• Cuáles son las etiquetas automáticas de la atención
• Qué etiquetas serán eliminadas
• Qué etiquetas de la etapa de destino se considerarán

Puedes confirmar para continuar o cancelar para mantener la atención en la etapa actual.

Atención: Al retroceder, las etiquetas automáticas presentes en la atención serán informadas, pero el sistema no puede eliminarlas manualmente — solo se eliminan cuando el sistema lo hace automáticamente.

Validaciones al Configurar Etapas

Al guardar un Kanban, el sistema valida cada etapa. Aquí están los errores más comunes y cómo resolverlos:

Limitaciones Importantes

1. Etapas con Solo Etiquetas Automáticas

No puedes mover manualmente una atención a una etapa que tenga solo etiquetas automáticas. Estas etapas son alimentadas exclusivamente por el sistema.

2. Una Etiqueta, Una Etapa

La misma etiqueta no puede configurarse en dos etapas diferentes al mismo tiempo. Esto garantiza que la atención vaya a una sola etapa.

3. Las Etiquetas Automáticas No Se Pueden Eliminar Manualmente

Incluso al mover una atención hacia atrás, las etiquetas automáticas (como "Cotización" o "Solicitud de Humano") no se eliminan con el movimiento. Permanecen en la atención hasta que el sistema las quite.

4. Una Atención, Una Etapa

Una atención siempre aparece en una sola etapa a la vez — la última etapa del tablero cuyas etiquetas coincidan con la atención.

Resumen Visual del Flujo

ATENCIÓN RECIBE UNA ETIQUETA
         ↓
Sistema verifica etapas (de la última a la primera)
         ↓
    ¿Alguna etapa coincide?
    ↙ SÍ               ↘ NO
Atención            Atención
movida a            permanece en
esa etapa    ←←←    "Iniciadas"


MOVIMIENTO MANUAL HACIA ADELANTE
         ↓
  ¿La etapa solo tiene etiquetas automáticas?
    ↙ SÍ               ↘ NO
  BLOQUEADO         Modal de confirmación
                    → Confirma → etiquetas añadidas → movida


MOVIMIENTO MANUAL HACIA ATRÁS
         ↓
  ¿Hay etiquetas automáticas en la etapa actual?
  ↙ SÍ               ↘ NO
Aviso               Directo
informativo         al modal
                ↓
          ¿La atención ya tiene las etiquetas del destino?
          ↙ SÍ               ↘ NO
        Modal 1             Modal 2
    (solo elimina)      (elimina + añade)