Creación y Configuración de Kanban

Cómo Crear un Kanban

Paso a Paso Completo

1. Acceda a la Configuración de Kanbans

• Haga clic en el botón de configuración de Kanban
• En la lista, haga clic en "Criar Kanban" (botón principal)

2. Configuraciones Generales

Nombre del Kanban

• Digite un nombre descriptivo para tu Kanban
• Ejemplos: "Proceso de Ventas", "Soporte Técnico", "Atención Hotelera"

Empresas del Tablero

• Seleccione las empresas que este Kanban debe abarcar
• Importante: Esta selección define qué tags y atendentes estarán disponibles
• Si solo tienes una empresa, será seleccionada automáticamente
• Si tienes múltiples empresas, puedes seleccionar una o más

Atención: Al seleccionar múltiples empresas, las tags de cada empresa serán organizadas separadamente en las etapas.

3. Crear Etapas (Columnas)

Etapa Fija: "Atendimentos Iniciados"

• Esta columna ya existe automáticamente
• No puede ser removida
• Contiene todas las atenciones que aún no fueron movidas a otras etapas
• Solo puedes alterar el color de esta columna

Agregar Nuevas Etapas

1. Haga clic en el botón "Adicionar Etapa"
2. Una nueva etapa será creada con:
   • Nombre: Digite el nombre de la etapa (ej: "Em negociação", "Aguardando pagamento")
   • Cor: Seleccione un color para identificar visualmente
   • Tags: Configure qué tags hacen que la atención vaya a esta etapa
   • Resumos: Configure si deseas sumar reservas o presupuestos en esta etapa

Configurar Tags de las Etapas

Las tags determinan automáticamente para qué etapa una atención debe ir:

• Por empresa: Si seleccionaste múltiples empresas, configura las tags para cada una separadamente
• Seleccione las tags: Elige qué etiquetas/categorías hacen que la atención pertenezca a esta etapa
• Condición: Elige entre:
  • OU (OR): La atención va a esta etapa si tiene cualquiera de las tags seleccionadas
  • E (AND): La atención va a esta etapa solo si tiene todas las tags seleccionadas

Reordenar Etapas

• Arrastra y suelta las etapas para cambiar el orden
• Usa el ícono de arrastrar (drag handle) en el lado izquierdo de cada etapa

Remover Etapas

• Haga clic en el ícono de papelera en la etapa deseada
• Regra: Necesitas al menos 1 etapa personalizada además de "Atendimentos Iniciados"

Configurar Resumos (Opcional)

Para cada etapa, puedes activar:

• Orçamentos: Muestra el total de presupuestos de las atenciones en esta etapa
• Reservas: Muestra el total de reservas de las atenciones en esta etapa
• Esto ayuda a tener una visión financiera de cada etapa

4. Configurar Compartilhamiento

Modo Privado (Padrão)

• Solo tú (el creador) puede ver y editar este Kanban
• Nadie más tendrá acceso

Modo Compartido

• Puedes permitir que otros atendentes vean este Kanban
• Para compartir:
  1. Seleccione "Compartilhado" en el modo de acceso
  2. Filtra por empresa (opcional)
  3. Busca por el nombre del atendente
  4. Haga clic en el botón de visualización (ícono de ojo) al lado del nombre
  5. El atendente recibirá permiso para visualizar el Kanban

Nota: Actualmente, solo el permiso de visualización está disponible. El permiso de edición será implementado en el futuro.

5. Configurar Filtros Padrão

Los filtros padrão definen qué atenciones aparecerán en Kanban automáticamente:

• Período: Seleccione el período padrão (Hoy, Últimos 7 días, etc.)
• Atendentes: Seleccione qué atendentes (o deja vacío para todos)
• Tags: Seleccione qué tags (o deja vacío para todas)
• Canais: Seleccione qué canales (o deja vacío para todos)
• Status del Atendimento:
  • Abiertos (padrão)
  • Resueltos
  • Archivados
• Status del Mensaje:
  • Leídos (padrão)
  • No leídos (padrão)

Dica: Configura filtros que tengan sentido para tu flujo de trabajo. Por ejemplo, si solo quieres ver atenciones abiertas, deja solo "Abiertos" seleccionado.

6. Guardar el Kanban

• Haga clic en el botón "Salvar"
• Kanban será creado y activado automáticamente
• Serás redirigido a la visualización de Kanban

Dicas y Mejores Prácticas

Organización de Etapas

• Crea etapas que reflejen tu proceso real de atención
• Usa nombres claros y descriptivos
• Mantén un flujo lógico (ej: Iniciado → Em andamento → Finalizado)
• No crees demasiadas etapas - 3 a 6 etapas generalmente es suficiente

Uso de Tags

• Planifica tus tags antes de crear el Kanban
• Usa tags que tengan sentido para tu negocio
• Evita crear muchas tags - esto puede confundir
• Documenta qué tags son usadas en cada etapa

Filtros Padrão

• Configura filtros que muestren solo lo que es relevante
• Si trabajas con atenciones recientes, usa "Hoy" o "Últimos 7 días"
• Si necesitas ver todo, no filtres por período

Compartilhamiento

• Comparte solo con quien realmente necesita ver
• Revisa periódicamente quién tiene acceso
• Recuerda que el compartilhamiento es solo visualización por ahora

Movimentación

• Usa movimentación automática siempre que sea posible
• Reserva movimentación manual para casos excepcionales
• Verifica si las tags están configuradas correctamente si la movimentación automática no funciona

Limitaciones y Consideraciones Importantes

Limitaciones Actuales

1. Permiso de Edición Compartida

• Actualmente, solo el propietario puede editar el Kanban
• Usuarios compartidos solo pueden visualizar
• Permiso de edición será implementado en el futuro

2. Formato Legado

• Kanbans creados en el formato antiguo (en fase beta) pueden tener limitaciones
• Movimentación manual puede estar bloqueada
• Se recomienda actualizar al nuevo formato

3. Multi-empresa

• Al usar múltiples empresas, las tags son separadas por empresa
• Esto puede hacer la configuración más compleja
• Planifica bien antes de usar múltiples empresas

4. Cantidad de Atenciones

• El sistema carga hasta 500 atenciones por página
• Si tienes muchas atenciones, puede haber un pequeño atraso en la carga
• Usa filtros para reducir la cantidad de datos

5. Tags Exclusivas

• Una tag no puede estar en dos etapas diferentes (en el nuevo formato)
• Esto garantiza que cada atención vaya a solo una etapa
• Planifica bien tus tags antes de configurar

Buenas Prácticas de Performance

• Usa filtros adecuados para no sobrecargar la visualización
• No crees demasiadas etapas - esto puede hacer Kanban confuso
• Evita compartir con muchos usuarios si no es necesario
• Mantén las tags organizadas y actualizadas