Cómo activar el agente de Pre check-in, check-in y check-out de PMS TOTVS en la Biblioteca de Agentes

El agente de PMS TOTVS utiliza la información de su sistema de gestión (PMS) para automatizar la comunicación en momentos cruciales de la jornada del huésped. Garantiza que los mensajes se envíen en el momento perfecto: antes, durante o al final de la estancia.

Atención: Para activar el agente, es necesario tener la integración con PMS TOTVS. Vea aquí cómo realizar la integración de su PMS.

Esta guía cubre los procesos de:

• Elección de los disparadores de envío
• Configuración de tiempos y plantillas de mensaje
• Activación y gestión del agente

Paso 1: Acceda a la Biblioteca de Agentes

En el menú lateral de AskFlow Agents, haga clic en Biblioteca de agentes. Localice la tarjeta Pre check-in, check-in y check-out del PMS TOTVS y haga clic en Activar agente.

Se mostrará un modal de presentación explicando los beneficios, como el seguimiento del rendimiento y los envíos realizados a través del dashboard. Haz clic nuevamente en Activar agente para comenzar.

Paso 2: Seleccione los momentos de envío

A diferencia de otros agentes, aquí puede elegir múltiples disparadores en una sola configuración:

• Pre check-in: Para agilizar la recolección de datos o enviar instrucciones antes de la llegada.
• En el check-in o durante la estancia: Para dar la bienvenida o medir la satisfacción inicial.
• Pre check-out: Para informar los horarios de salida e instrucciones de cierre de cuenta.
• En el check-out o post estancia: Para mensajes de agradecimiento y solicitudes de evaluación.

Marque las opciones deseadas y haga clic en Siguiente.

Paso 3: Configure las reglas de cada etapa

Para cada momento seleccionado en el paso anterior, deberá definir:

• Número de WhatsApp: Seleccione la cuenta que realizará los envíos. Los créditos de WhatsApp se descontarán de esta cuenta cuando sea necesario.
• Tiempo para el envío: Defina el tiempo para el disparo del mensaje. Tenga en cuenta que cada momento de envío tiene su propia configuración, ya sea para antes o después de la entrada o salida del huésped.
• Plantilla de WhatsApp: Seleccione la plantilla de mensaje que se utilizará. Asegúrese de elegir una que se adapte al momento del viajante en su establecimiento. Puede seleccionar nuestra sugerencia o crear una nueva plantilla de WhatsApp.

• Variables de la plantilla: Si su plantilla posee variables, como el nombre del viajero (@nombreDelViajero) o el nombre de la empresa (@nombreDelHotel), puede configurarlas para que se completen automáticamente con los datos del viajero o con un valor fijo.
• Etiqueta en LiveChat: El mensaje enviado asignará automáticamente una etiqueta a la atención en LiveChat. Esta etiqueta es estándar.
• Respuestas de la IA tras el envío del mensaje: Elija el comportamiento de la inteligencia artificial cuando el viajero responda al mensaje. Puede optar por mantener el estado, activar o detener la IA.
   

Nota: Repetirá este proceso para cada disparador seleccionado (por ejemplo: configurará el Pre check-in y, tras hacer clic en siguiente, configurará el Pre check-out).

Después de configurar todos los envíos, haga clic en Finalizar configuración para pasar a la siguiente etapa.

Paso 4: Resumen y activación 

Finalmente, verás un resumen de todas las configuraciones realizadas. Revísalas con atención. Si todo es correcto, haz clic en Activar agente. Si necesitas hacer alguna modificación, haz clic en Volver.

Después de la activación, el agente asumirá el estado "En activación". Una vez que esté listo para funcionar, el estado cambiará a Activo en tu biblioteca. También verás atajos para el Dashboard y para la Central de Ayuda.

Gestionando tu agente

Una vez activado, puedes gestionar el agente directamente en la Biblioteca. Al hacer clic en "Editar agente", se mostrará una ventana de gestión con dos opciones:

• Editar agente: Vuelve a abrir el flujo de configuración para que puedas ajustar las configuraciones de envío y de mensaje.
• Desactivar agente: Pausa el agente. Se mostrará una confirmación para evitar desactivaciones accidentales. Al desactivarlo, el estado vuelve a Inactivo y puedes reactivarlo en cualquier momento.

Para verificar los resultados del agente, puedes acceder al Dashboard a través del atajo que aparecerá después de la activación.

Y si necesitas ayuda, ¡cuenta con nuestro equipo de soporte! 😉