Cómo configurar el agente de Follow up de ventas

El flujo de follow up de ventas envía un mensaje automático al contacto que ha solicitado una cotización pero no tiene una reserva registrada en la asistencia de atención al cliente o PMS*.

*sólo para clientes con PMS integrado.

A continuación te mostramos cómo configurar correctamente el flujo antes de activarlo. 

1. El primer paso para activar el flujo de follow up (seguimiento) es activar la recopilación de leads, con número de teléfono obligatorio. Asegúrate de que la recopilación está activada antes de activar el flujo de FUP.

2. Además, identifica la diferencia entre los dos flujos de follow up disponibles:
   1. Follow up de ventas después de hacer clic en “Reservar ahora”: el viajero debe realizar una cotización y hacer clic en reservar ahora, y luego AskFlow realizará el seguimiento si no hay ninguna reserva registrada en la conversación.
   2. Follow up de ventas después de solicitar una cotización: el viajero sólo tiene que hacer una cotización, y luego AskFlow hará el seguimiento si no hay ninguna reserva registrada en la conversación. 

Independientemente del flujo de seguimiento que elijas, los siguientes pasos se siguen de la misma manera.

3. Ingresa al menú “Flujos”.

4. Haz clic en los tres puntos junto al flujo “Follow up de ventas después de hacer clic en “Reservar ahora”” o “Follow up de ventas después de solicitar una cotización” y haz clic en “Editar flujo”

5. Localiza y haz clic en el bloque azul “Periodo de espera”.

6. Configura el tiempo como lo desees dentro de la configuración “Determinado tiempo adicional”, que puede ser en segundos, minutos, horas o días.

Si deseas establecer un horario fijo para activar los mensajes, activa la opción “Horario fijo” y selecciona el horario. He aquí un ejemplo de configuración si deseas enviar mensajes siempre a las 10 de la mañana.

Si sólo deseas configurar los envíos dentro de una franja horaria determinada, para evitar los envíos al amanecer, por ejemplo, el primer paso es crear la franja horaria personalizada. Sólo entonces activa la opción “franja horaria personalizada” > selecciona la opción entre, dentro, o fuera, y > selecciona la franja horaria que has creado. Más información en este artículo.

Con esta configuración activa, si la hora programada para el envío del mensaje cae en las primeras horas de la mañana, AskFlow esperará a la primera hora dentro de la franja horaria seleccionada antes de enviar el mensaje.

7. Haz clic en “Guardar bloque”.

8. A continuación, localiza y haz clic en el bloque morado “Verificar conversación en curso”. 

9. En el campo “Acción del periodo”, define cuánto tiempo atrás debe analizar AskFlow para ver si se han enviado mensajes en la conversación, es decir, si hay una conversación activa en curso. Por configuración previa, el flujo está ajustado para verificar 1 hora hacia atrás en la conversación, pero puedes editar esto según sea necesario

10. Por configuración previa, sólo se tienen en cuenta los mensajes enviados por agentes, para evitar que AskFlow interfiera en llamadas en las que ya ha interactuado un agente, pero puedes elegir entre viajero, robot o cualquier otro.

11. Haz clic en “Guardar bloque”.

12. A continuación, localiza y haz clic en el bloque morado llamado “Enviar mensaje”.

13. Selecciona la plantilla que desees. Si hay una variación de esta plantilla, se mostrará para que puedas hacer coincidir qué información disponible en AskFlow debe reemplazarse en el mensaje. Ejemplo en la imagen: Nombre del viajero, que debe ser reemplazado por el campo del contacto “Nombre”.

NOTA: Si, en lugar de seleccionar un campo dinámico, deseas introducir un valor fijo, simplemente selecciona la opción “Valor fijo” e introduce el texto que sustituirá a la variación en todos los mensajes. En este ejemplo, si introdujeras el valor fijo “Viajero”, todos los que reciban el mensaje tendrían la variable “Nombre del viajero” sustituida por “Viajero”.

14. Selecciona la etiqueta que debe enviarse a la conversación cuando AskFlow hace el envío.

15. Selecciona el comportamiento de la IA entre “Parar robot” (si el viajero responde al mensaje, el agente humano será quien deba asumir la asistencia), “Activar robot” (si el viajero responde, el robot continuará con la asistencia) o “Mantener status del robot” (si el viajero responde, quien ya estaba atendiendo continúa con la asistencia y el status del robot permanece inalterado).

Nota: si optas por detener el robot, deberás configurar una regla de asignación para la etiqueta AskFlow a fin de garantizar que ningún viajero quede desatendido.

16. Haz clic en “Guardar bloque”.

17. A continuación, haz clic en “Activar flujo” y confirma la acción.

18. Por último, haz clic en “Guardar” en la parte superior derecha.