Conoce el editor de agentes de AskFlow Agents

El AskFlow, nuevo producto de Asksuite, fue construido pensando en optimizar procesos onerosos que podrían simplemente ser automatizados.

En este artículo descubrirás cómo funciona cada bloque del flujo y cómo editar y/o crear nuevos flujos, de acuerdo con el plan contratado.

Temas abordados:

• ¿Para qué sirve cada bloque del flujo?
• ¿Cómo crear un nuevo flujo en AskFlow?
• ¿Cómo editar un flujo estándar de AskFlow?
• ¿Cómo activar o desactivar un flujo?
• ¿Cómo duplicar un flujo?

Buena lectura 🤓

 

¿Para qué sirve cada bloque del flujo?

• Bloque de condición inicial (verde)

El bloque “Condición inicial”, de color verde, es el que define quién debe o no pasar por un determinado flujo. Es posible configurar el inicio del flujo segmentado por cualquier información o combinación de informaciones disponibles vía integración (Asksuite, PMS, Google Sheets, etc.).

 

Para abrir las configuraciones de condiciones, es necesario hacer clic en el bloque.

 

Como opciones de “campo”, se listan todas las informaciones del contacto (viajero) a las que el AskFlow tiene acceso a través de las integraciones, como por ejemplo: nombre, email, teléfono, fecha en que hubo cotización (vía Asksuite), estado de la reserva (vía PMS), fecha de check-in (vía PMS), etc.

 

También debes definir si el valor del campo a ser considerado en la condición debe ser el “actual”, o sea, el dato más reciente que se tiene disponible del contacto, o el “anterior”.

 

Para ejemplificar:
Un contacto hizo una cotización el 12/07, otra el 14/07 y otra el 16/07.
Si el campo considerado en la condición de inicio es la fecha de cotización, el valor actual sería “16/07” y el anterior, “14/07”.

En lo que respecta a las condiciones, estas pueden ser independientes, como por ejemplo, si el campo está completado o sufrió alteración en el contacto; o combinadas, como mayor, menor, igual, diferente, etc., a otro valor añadido para comparación.

 

También existe una condición específica que filtra por contactos que nunca pasaron por ese flujo o pasaron hace más de X tiempo (limitado a hasta 2 semanas).

 

No hay límite para añadir condiciones en el bloque inicial, basta con hacer clic en “Añadir condición”. Sin embargo, es esencial prestar atención a todo lo que se está configurando, para que una condición no entre en conflicto con otra, ya que estas funcionan de manera combinada, es decir, todas necesitan ser cumplidas al mismo tiempo por el contacto para que entre y siga el flujo.

 

• Bloque de condición (rosa)

Puedes añadir bloques de condición a lo largo del flujo para guiar el próximo paso del AskFlow, basado en cualquier información o combinación de informaciones disponibles mediante tus integraciones activas (ej.: Asksuite, PMS, Google Sheets, etc.).

 

Añade criterios condicionales para que el flujo siga por un camino, si los mismos son cumplidos (verdadero), u otro, si no lo son (falso). Selecciona el campo que deseas validar de la lista de informaciones disponibles vía integraciones del sistema, la condición y su respectivo valor (cuando aplique).

 

También es posible sumar más condiciones en un único bloque, haciendo clic en "Añadir condición".

 

Es importante notar que las combinaciones configuradas en un único bloque son del tipo "Y", o sea, todas necesitan ser cumplidas al mismo tiempo para que los criterios sean considerados cumplidos.

Ah, y si quieres, puedes editar el nombre del bloque, para que identifiques fácilmente cuál es la condición que ese bloque está verificando.

 

• Bloque de condición independiente (rosa claro)

A diferencia del bloque de condición, el tipo “condición independiente” no ofrece más de un camino a seguir. Este entra en el flujo sin una etapa anterior, o sea, es una verificación que queda activa constantemente durante la ejecución de un flujo. Si en algún momento el contacto cumple los criterios de la condición independiente, sigue por un camino específico.

 

• Bloque de ejecutar acción (morado)

El bloque de acción es donde la “magia” ocurre. Es en él que configuras las acciones disponibles de cada integración del sistema, como por ejemplo, envío de mensajes de WhatsApp vía Asksuite o envío de SMS vía proveedor (Twilio o Zenvia).

 

Para configurar el bloque, el primer paso es elegir la integración a ser utilizada, como por ejemplo Asksuite o Twilio. En seguida, selecciona cuál conexión añadida en la integración deseas vincular. Para el caso de integración Asksuite, la conexión sería equivalente a qué número de WhatsApp deseas utilizar para realizar el envío del mensaje. A continuación, selecciona la acción.

 

Tras la selección del tipo de acción, otros campos pueden abrirse en secuencia para configuración. En el caso del tipo “Enviar mensaje activo”, que es el envío de mensaje activo por WhatsApp, aún debes (1) seleccionar cuál plantilla, (2) seleccionar el campo (cualquier información disponible del contacto) o valor fijo (digitado por ti) que sustituirán las variables de la plantilla (cuando aplique), (3) la etiqueta a ser añadida en la conversación cuando el AskFlow ejecute la acción y, por fin, (4) el comportamiento de la IA, si debe ser encendida, apagada o mantener el estado que ya estaba para responder a los viajeros que respondan al mensaje del AskFlow.

 

• Bloque de esperar período (azul petróleo)

Puedes añadir el bloque de "Esperar período" para realizar configuraciones de tiempo dentro del flujo. En él defines cuándo debe el AskFlow seguir al próximo paso.

 

Primero, elige la "Fecha de referencia", es decir, la fecha que el AskFlow debe usar como base para realizar el análisis. Existen varias opciones, como el momento actual de la ejecución, que es el momento en que el contacto está pasando por el paso, o fechas disponibles mediante las integraciones realizadas, como la fecha de apertura del enlace de cotización enviado por Asksuite, fechas de check-in y check-out enviadas por el PMS, etc.

 

Si deseas configurar un plazo para ir al próximo paso, debes habilitar la opción “Tiempo adicional determinado” y luego, seleccionar la "Acción de período", que puede ser aumentar o disminuir la fecha.

"Aumentar" considera fechas posteriores, así que si "aumento" la fecha, sumo días, horas o minutos considerando la fecha de referencia. Por ejemplo, si el momento de referencia es "Momento actual de la ejecución" y elijo "Aumentar la fecha" 2 días, cuando el contacto llegue al paso de esperar período, llevará dos días hasta ir al próximo paso del flujo.

 

"Reducir la fecha" sigue la lógica contraria, considerando días anteriores, es decir, cuando falte X tiempo para alcanzar determinada fecha de referencia, el contacto pasará al próximo paso del flujo.

Ejemplo: Configuración del bloque “esperar período” para que solo 3 días antes del check-in del huésped, se envíe un mensaje con orientaciones sobre su estadía.

 

Otra funcionalidad disponible es la de agendar un horario fijo para que un mensaje sea enviado. En este caso, cada vez que la ejecución del flujo llegue a este bloque, verificará si el horario configurado como fijo ya ocurrió ese día o no.

Para configurar: Habilita la opción "Horario fijo", eligiendo abajo la hora y el minuto en que la próxima acción debe ser realizada.

• Si la verificación ocurre antes del horario configurado, el flujo esperará el horario deseado ese día para seguir al próximo paso.
• Si el horario ya pasó, se ejecutará al día siguiente.

Por fin, es posible configurar para que el contacto solo pase al próximo bloque cuando esté dentro o fuera de determinada franja horaria. Para esto, primero debes crear la franja horaria de tu empresa, para luego ajustar el flujo.

En el bloque, habilita la opción “Franja horaria personalizada”, y selecciona la opción que deseas, entre esperar hasta el próximo horario dentro o fuera de la franja. Por fin, selecciona cuál es la franja horaria de referencia.

 

Todas las opciones de configuración de tiempo pueden combinarse entre sí o usarse separadamente. Evalúa la necesidad de tu flujo y configura de acuerdo.

 

• Bloque de finalizar workflow (rojo oscuro)

Así como la condición independiente, el bloque “Finalizar workflow” funciona de forma independiente, es decir, no proviene de una etapa anterior, siendo una verificación que queda activa constantemente durante la ejecución de un flujo.

 

Si en algún momento el contacto cumple con los criterios del bloque, el flujo es cerrado inmediatamente.

 

Un ejemplo de este bloque es la búsqueda constante de reservas registradas en el servicio dentro del flujo de seguimiento de ventas, evitando que contactos que ya concluyeron sus reservas reciban un mensaje del AskFlow.

 

• Bloque “Fin” (rojo)

El bloque de “Fin” solo indica el cierre del flujo y no permite la adición de condiciones. Tampoco puede ser eliminado ni conectado a un paso siguiente.

 

¿Cómo crear un nuevo flujo en AskFlow?

Para crear nuevos flujos en AskFlow, debes haber contratado el plan Scale Up o Enterprise. Si cuentas con el plan Basic o Pro, puedes solicitar directamente al Soporte de Asksuite, a través del correo soporte@asksuite.com, que, mediante el pago de la tarifa prevista en el contrato, nuestro equipo lo construirá para ti. 😉

Sigue estos pasos para construir un nuevo flujo:

1. Accede al menú “Flujos”.
   
2. Haz clic en “Agregar flujo”.
   
3. Asigna un nombre al flujo.
   
4. Haz clic en “Crear flujo”.
   
5. Inicia la configuración desde el bloque Inicio.
   
6. Añade nuevos bloques, según sea necesario, arrastrándolos desde la barra lateral derecha al campo de edición.
   
7. Para eliminar un bloque, haz clic en el mismo, selecciona “Eliminar bloque” y confirma la acción.
   
8. Para conectar los bloques, simplemente arrastra el nodo de un bloque hasta otro.
   
9. Con todos los bloques llenos y conectados hasta el bloque Fin, activa el flujo en el lugar indicado y confirma la acción. Atención: el flujo solo será activado después de hacer clic en Guardar, indicado en el próximo paso.
   
10. Por fin, para guardar la edición y activación del flujo, haz clic en “Guardar”. ¡Listo! Tu flujo ya estará funcionando y podrás seguirlo desde el Flowboard.
    

Atención: Antes de crear un nuevo flujo, verifica si todas las integraciones necesarias ya están finalizadas.

 

¿Cómo editar un flujo estándar de AskFlow?

Sí, tienes autonomía para realizar cambios en los flujos estándar de AskFlow, como por ejemplo, el tiempo para que se realice un disparo, la etiqueta o el mensaje que el AskFlow está enviando.

Nota: Si tienes el plan Scale Up o Enterprise, además de las ediciones mencionadas aquí, puedes añadir o eliminar bloques, así como cambiar cualquier condición. No dejes de leer la explicación sobre cada tipo de bloque para que tu flujo funcione correctamente. 😉

Sigue estos pasos para editar un flujo:

1. Accede al menú Flujos.
   
2. Localiza el flujo que deseas editar, haz clic en los tres puntos y en “Editar flujo”.
   
3. Ve hasta el bloque donde deseas realizar el cambio y edita el/los campo(s) habilitado(s) para edición.

Ejemplos de ediciones posibles:

• Editar el mensaje enviado por AskFlow en el flujo:
  Primero, debes crear una nueva plantilla. Una vez aprobada, localiza el bloque de acción (morado), haz clic para abrir las configuraciones y, en el campo “plantilla”, selecciona la nueva plantilla registrada.
  

• Cambiar la etiqueta:
  Encuentra en el bloque de acción (morado) el campo “Etiqueta” y selecciona la nueva etiqueta deseada de la lista.
  

• Cambiar el comportamiento de la IA después del disparo del mensaje de AskFlow:
  Localiza en el bloque de acción (morado) el campo “Parar robot” y selecciona la opción deseada.
  

• Modificar el tiempo antes de ejecutar una etapa del flujo:
  Por ejemplo, el tiempo para enviar el seguimiento de ventas después de un carrito abandonado. Ve al bloque de “esperar período” (azul petróleo) y modifica el período (días, horas o minutos).
  

4. Haz clic en Guardar.
   

¡Listo! Las modificaciones realizadas ya serán consideradas para los contactos cuando pasen por esos bloques en el flujo.

¿Cómo activar o desactivar un flujo?

Aprende a activar o desactivar un flujo de AskFlow.

1. Accede al menú Flujos.
   
2. Localiza el flujo que deseas activar o desactivar, haz clic en los tres puntos y selecciona “Editar flujo”.
   
3. Activa o desactiva el flujo en el lugar indicado y confirma la acción. Atención: El flujo solo será efectivamente activado después de hacer clic en Guardar, indicado en el próximo paso.
   
4. Por fin, haz clic en Guardar.
   
   
   

¿Cómo duplicar un flujo?

Pensada especialmente para empresas que poseen varias unidades conectadas, esta funcionalidad agiliza el trabajo de crear un mismo flujo para cada una de ellas.

En lugar de crear el flujo desde cero varias veces, la duplicación mantiene intacta la estructura del flujo, es decir, replica todos los bloques, secuencias y condiciones definidos en el flujo “padre” en un nuevo flujo “copia”.

Pero ATENCIÓN: No olvides cambiar los datos para cada unidad. Si dejas flujos idénticos activos, tus contactos serán impactados múltiples veces.

Sigue estos pasos para duplicar un flujo en tu cuenta AskFlow:

1. Accede al menú “Flujos”.
   
2. Localiza el flujo que deseas copiar y haz clic en los tres puntos.
   
3. Haz clic en “Duplicar flujo”.
   
4. Confirma la acción haciendo clic en “Duplicar flujo”.
   
5. Localiza el flujo “- Copia”. Estará inactivo por defecto.
   
6. Haz clic en los tres puntos y en “Editar flujo”.
   
7. Realiza las modificaciones necesarias en el flujo.
   
8. No olvides cambiar el nombre del flujo para que puedas identificarlo fácilmente la próxima vez.
   
9. Si el flujo ya está listo para activarse, márcalo como “Activo”. De lo contrario, deja esta etapa para más adelante.
   
10. Haz clic en “Guardar” para guardar todas las modificaciones realizadas.
    

¡Listo! 🤩